In Italia sempre più aziende ed enti pubblici stanno affrontando processi di dematerializzazione dei documenti cartacei.

Le attività di Dematerializzazione sono utili principalmente per due motivi:

• abbattere i costi di gestione degli archivi cartacei, inclusi i costi relativi agli spazi in cui archiviare e delle attività necessarie alla conservazione del materiale.
• eliminare costi di consultazione fatta attraverso personale dedicato, che comporta anche tempistiche più lunghe rispetto a una ricerca informatizzata.

Con il termine “dematerializzazione” si indica un processo complesso e articolato che non consiste nella semplice eliminazione dei supporti cartacei e la loro trasformazine in digitali. Spesso, infatti, il concetto di dematerializzazione viene associato a quello di “digitalizzazione” che però, in ambito documentale, implica un processo di ripensamento dei processi e procedimenti utilizzati per il cartaceo a un contesto digitale più efficiente.

DEMATERIALIZZAZIONE

L’obiettivo di questo processo è la conversione di un documento cartaceo in uno digitalizzato che mantiene il valore giuridico e gli elementi qualificanti del documento.
Tra i vantaggi della dematerializzazione c’è una maggior flessibilità della gestione del documento, così come la maggior semplicità di ricerca e conservazione. È inoltre possibile creare infinite copie conformi all’originale e inviare in formato elettronico senza rischi e a costi contenuti. L’archiviazione, infine, grazie agli strumenti informatici può essere facilmente accessibile mediante sistemi di correlazione tra documenti.

Lo scopo della dematerializzazione, quindi, è quello di rendere il più accessibile possibile la documentazione alla cittadinanza, alle aziende e ai professionisti che operano con i dati messi a disposizione.

DIGITALIZZAZIONE

Si tratta di una serie di processi volti alla riorganizzazione e all’efficientamento dei procedimenti e dei servizi resi disponibili online agli utenti, relativamente ai documenti precedentemente dematerializzati o creati direttamente in digitale.

DOVE APPLICARE DEMATERIALIZZAZIONE E DIGITALIZZAZIONE?

• FATTURE DI VENDITA E ACQUISTO

Con la legge 27 dicembre 2017 n.205, è entrato in vigore l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica B2B/B2C. Le fatture di vendita/acquisto sono prodotte, quindi, esclusivamente  in formato XML.

•  DOCUMENTI FISCALI E SCRITTURE CONTABILI

La dematerializzazione di anni pregressi può essere adottata ad esempio per documenti di trasporto, bolle di accompagnamento, modelli delle dichiarazioni dei redditi ed Iva, i modelli di pagamento F24, etc. Lo stesso trattamento vale per registri Iva vendite ed acquisti, il registro dei corrispettivi, il libro giornale, i mastri contabili, il registro prima nota, il registro omaggi, il registro dei beni in comodato, etc.

• LIBRI SOCIALI OBBLIGATORI

il libro dei soci, delle obbligazioni, delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee e del consiglio di amministrazione, possono essere digitalizzati sin dalla loro redazione apponendo agli stessi una volta all’anno la firma digitale dell’imprenditore, congiuntamente ad una marca temporale.

• CONTRATTI E SCRITTURE PRIVATE

È possibile digitalizzare questi documenti fin dall’origine producendoli in digitale e sottoscrivendoli con firma digitale o con firma elettronica avanzata (es: firma grafometrica)

• PEC E EMAIL

L’art.2219 secondo comma del Codice civile (16 marzo 1942), prevede che le lettere ed i telegrammi ricevuti e spediti debbano essere conservati per almeno 10 anni; attualizzando la suddetta disposizione si può dire che “le PEC e le email devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni”.

fonte: Agenda Digitale