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17 gennaio 2020

Dematerializzazione vs Digitalizzazione

In Italia sempre più aziende ed enti pubblici stanno affrontando processi di dematerializzazione dei documenti cartacei.

Le attività di Dematerializzazione sono utili principalmente per due motivi:

  • abbattere i costi di gestione degli archivi cartacei, inclusi i costi relativi agli spazi in cui archiviare e delle attività necessarie alla conservazione del materiale.
  • eliminare costi di consultazione fatta attraverso personale dedicato, che comporta anche tempistiche più lunghe rispetto a una ricerca informatizzata.

Con il termine “dematerializzazione” si indica un processo complesso e articolato che non consiste nella semplice eliminazione dei supporti cartacei e la loro trasformazine in digitali. Spesso, infatti, il concetto di dematerializzazione viene associato a quello di “digitalizzazione” che però, in ambito documentale, implica un processo di ripensamento dei processi e procedimenti utilizzati per il cartaceo a un contesto digitale più efficiente.

DEMATERIALIZZAZIONE

L’obiettivo di questo processo è la conversione di un documento cartaceo in uno digitalizzato che mantiene il valore giuridico e gli elementi qualificanti del documento.
Tra i vantaggi della dematerializzazione c’è una maggior flessibilità della gestione del documento, così come la maggior semplicità di ricerca e conservazione. È inoltre possibile creare infinite copie conformi all’originale e inviare in formato elettronico senza rischi e a costi contenuti. L’archiviazione, infine, grazie agli strumenti informatici può essere facilmente accessibile mediante sistemi di correlazione tra documenti.

Lo scopo della dematerializzazione, quindi, è quello di rendere il più accessibile possibile la documentazione alla cittadinanza, alle aziende e ai professionisti che operano con i dati messi a disposizione.

DIGITALIZZAZIONE

Si tratta di una serie di processi volti alla riorganizzazione e all’efficientamento dei procedimenti e dei servizi resi disponibili online agli utenti, relativamente ai documenti precedentemente dematerializzati o creati direttamente in digitale.

DOVE APPLICARE DEMATERIALIZZAZIONE E DIGITALIZZAZIONE?

  • FATTURE DI VENDITA E ACQUISTO

Con la legge 27 dicembre 2017 n.205, è entrato in vigore l’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica B2B/B2C. Le fatture di vendita/acquisto sono prodotte, quindi, esclusivamente  in formato XML.

  •  DOCUMENTI FISCALI E SCRITTURE CONTABILI

La dematerializzazione di anni pregressi può essere adottata ad esempio per documenti di trasporto, bolle di accompagnamento, modelli delle dichiarazioni dei redditi ed Iva, i modelli di pagamento F24, etc. Lo stesso trattamento vale per registri Iva vendite ed acquisti, il registro dei corrispettivi, il libro giornale, i mastri contabili, il registro prima nota, il registro omaggi, il registro dei beni in comodato, etc.

  • LIBRI SOCIALI OBBLIGATORI

il libro dei soci, delle obbligazioni, delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee e del consiglio di amministrazione, possono essere digitalizzati sin dalla loro redazione apponendo agli stessi una volta all’anno la firma digitale dell’imprenditore, congiuntamente ad una marca temporale.

  • CONTRATTI E SCRITTURE PRIVATE

È possibile digitalizzare questi documenti fin dall’origine producendoli in digitale e sottoscrivendoli con firma digitale o con firma elettronica avanzata (es: firma grafometrica)

  • PEC E EMAIL

L’art.2219 secondo comma del Codice civile (16 marzo 1942), prevede che le lettere ed i telegrammi ricevuti e spediti debbano essere conservati per almeno 10 anni; attualizzando la suddetta disposizione si può dire che “le PEC e le email devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni”.

 

 

 

 

fonte: Agenda Digitale