Gestire un gruppo di lavoro a distanza fino a 20 anni fa poteva sembrare una pura follia: oggi è una necessità.
La situazione attuale ha portato numerose aziende ad attivare quello che viene definito smart working di emergenza (qui il nostro approfondimento). Team e singole persone abituati ad interagire in presenza con colleghi e dirigenti hanno bisogno di ripensare il proprio lavoro, la propria organizzazione e adattarsi alle nuove esigenze. Per ridurre l’impatto e il disorientamento che questa condizione può causare è bene partire fin da subito con una gestione corretta del lavoro.

Abbiamo raccolto una serie di suggerimenti su metodologie e strumenti da utilizzare per rimanere produttivi e mantenere il ritmo delle attività del team, pur lavorando a distanza.

Il primo passo da effettuare è quello di controllare che tutti abbiano a disposizione la strumentazione base per il lavoro da remoto. Parliamo, ad esempio, di un PC o Notebook, una connessione internet stabile e la possibilità di accedere in maniera sicura a cartelle e file di rete (usando, ad esempio, un sistema di VPN).

Si continua, poi, con alcuni importanti passi.

1. Creare un alias del team per rimanere in contatto: partire dalla creazione di una mailing list di tutto il gruppo di lavoro per condividere rapidamente le informazioni e una chat per avviare discussioni e rapide comunicazioni (Strumentazione utile: Microsoft Teams, Hangout. )
2. Controllare permessi e accessi alla documentazione per consentire modifiche e commenti ai file solo quando necessario e da parte di chi ne ha gli accessi. La creazione, poi, di cartelle di lavoro condivise permette di archiviare, ricercare e accedere ai file da qualsiasi dispositivo e può avvenire grazie a diversi tool sul mercato come Microsoft SharePoint, Google Drive, Dropbox, ecc.
3. Pianificare le riunioni per mantenere i contatti. La definizione di un’agenda e la condivisione anticipata di documenti è un ottimo strumento di pianificazione del lavoro. È importante accertarsi che tutti abbiano familiarità con lo strumento utilizzato per le videoconferenze: ad esempio Teams, Skype, Hangout Meets.
4. Aggiornamento e allineamento quotidiano: nel lavoro da casa, è opportuno che tutto il gruppo sia connesso e sincronizzato sull’andamento delle attività. Utilizzare le videoconferenze limita il rischio di isolamento delle persone e aumenta il coinvolgimento delle stesse.
   Altrettanto importante è non cadere nell’eccesso opposto e passare tutta la giornata in conference call. Per rimanere in contatto è utile sfruttare al meglio e in maniera opportuna le risorse della tecnologia che abbiamo a disposizione: dal lavoro sincronizzato su uno stesso documento, alla chat, dal modulo per sondaggi alla videoconferenza.

Conclusioni:

Per chi si trova a gestire da remoto il lavoro di un gruppo, è fondamentale ricordare che la chiave del successo di qualsiasi lavoro di squadra è la Comunicazione. Nel caso di team remoti, poi, l’interazione continua e fluida è vitale per la stabilità del gruppo e il raggiungimento degli obiettivi lavorativi.

Per approfondire il tema dello Smart Working visita la nostra sezione dedicata allo SMART WORKING

Fonte:”8 tips for getting it done when working from home” Blog.google