Lean office, quando l’ufficio diventa snello

29 Ottobre 2020

Il metodo lean, o snello, sta conoscendo nuove prospettive di sviluppo grazie alla crescente applicazione dell’approccio lean alla produzione manifatturiera in accordo con i principi cardine dell’industria 4.0.

Sebbene infatti i processi ottimizzati in quest’ottica stiano dimostrando di funzionare particolarmente bene per attività come la produzione (lean manufacturing) o la logistica, la metodologia lean sta diventando un paradigma fondamentale anche per contesti aziendali molto differenti, tra cui le discipline legate al lavoro di ufficio.

Azienda lean, ufficio lean

Assieme alla logica 4.0 si sta affermando l’idea di azienda come sistema complesso, in cui tutti gli asset, perfettamente coordinati, lavorano all’unisono per il conseguimento di un obiettivo comune e il conseguente successo dell’azienda. In quest’ottica, fare affidamento su mezzi e strategie efficaci e condivisi è quanto mai fondamentale; in particolar modo oggi tutte le attività come la gestione delle commesse, i rapporti con i clienti e i fornitori, il customer care, il contact center e l’amministrazione devono dimostrarsi efficienti e funzionali al raggiungimento dei risultati prefissi dall’impresa.

I principi del metodo lean

Gli snodi cruciali alla base di una teoria lean diventano centrali anche quando si tratta di impostare l’ufficio in ottica lean :

Individuazione chiara del cliente* e definizione del valore del proprio operato esclusivamente secondo il suo punto di vista;
Individuazione degli sprechi e definizione del flusso del valore nella produzione del bene o servizio;
Definizione delle operazioni e dei processi affinché risultino fluidi, con riduzione di tempi morti e dei colli di bottiglia;
Impostazione del processo produttivo in logica pull e non più push, così da ottimizzare il lavoro interno;
Miglioramento continuo del processo.

È ormai chiaro che in un’azienda 4.0 il lavoro d’ufficio ricopre un’importanza strategica anche quando esso non rappresenta il core business dell’organizzazione.

Il cliente al centro

Secondo i principi elencati sopra, l’azienda lean, così come il singolo ufficio snello, operano con i ritmi dettati dal cliente, armonizzando e sincronizzando il flusso operativo, senza sprechi di tempi e risorse. È importante sottolineare qui che con il termine *cliente non si intende il cliente finale utilizzatore del prodotto o servizio, ma anche tutti i clienti interni all’azienda e cioè uno o più altri enti aziendali ai quali determinati centri di servizio erogano l’output della propria attività.

Investimenti lean, l’atteggiamento mentale prima di tutto

Il lean office si rinnova rispetto all’ufficio tradizionale lavorando sui tempi e sugli spazi e non richiede particolari investimenti se non la rimodulazione del pensiero e dell’operato che guidano i processi e le operazioni aziendali.

L’impostazione lean dell’ufficio, risulta particolarmente efficace per migliorare tutti i servizi generalmente ripetitivi e standardizzati in quanto si pone come obiettivo quello di massimizzare 3 principali fattori:

l’efficacia nell’erogazione del servizio, ovvero la risposta efficace alle richieste del cliente esterno o interno;
l’efficienza, cioè l’ottimizzazione del rapporto tra il volume dei servizi erogati e le risorse impiegate;
la qualità, la rispondenza del servizio erogato agli standard prefissati.

L’applicazione del metodo lean anche ai comparti lontani dalla produzione è quanto mai fondamentale per far funzionare al meglio l’intero sistema azienda, e non rendere vano il vantaggio competitivo ottenuto grazie all’ottimizzazione lean dei soli processi di fabbrica.

Fonti:

Make consulting.it
Organizzazione aziendale.net